Zmiana danych osobowych użytkownika

Dostęp do Profilu studenta

Edycja danych studenta odbywa się w formularzu Profil użytkownika.

Dostęp do profilu jest możliwy po rozwinięciu szczegółowych informacji o studencie – Menu Studenci/Studenci_wszyscy

Na liście studentów należy rozwinąć dane o studencie za pomocą ikony +

Rozwinie się podgląd danych studenta, gdzie jest dostępna ikona Edycji profilu

Dane użytkownika systemu

Idea danych użytkownika zakłada, że w systemie e.Mazovia dana osoba fizyczna może jest unikalnym użytkownikiem (jedna osoba może mieć tylko jedno konto).

Użytkownik może występować w wielu rolach – np. studenta, pracownika, wykładowcy – jednocześnie i wielokrotnie. To znaczy, że można być pracownikiem, potem pracownikiem i studentem, pracownikiem i absolwentem, pracownikiem, absolwentem i znów studentem itd. Przyjęliśmy, że wykonywanie tych ról w organizacji wiąże się z przynależnością do danej grupy i nazwaliśmy takie grupy gronami.

Grono to zbiór osób o określonej roli, grono studentów, grono wykładowców, itd.

Dla każdej z takich ról przewidziane są specjalne funkcje.

Zarządzanie tymi funkcjami związane jest z posiadaniem odpowiednich uprawnień organizacyjnych, w przypadku grona studentów takie uprawnienia mają pracownicy Dziekanatu.

Oznacza to, że część danych osobowych użytkownika, związana ze studiowaniem, administrowana jest przez Dziekanat.

Jeżeli użytkownik jest jednocześnie studentem i pracownikiem, część jego danych osobowych jest administrowana przez dziekanat i kadry równolegle. Natomiast przykładowo podane Kadry nie mogą edytować danych studenckich a Dziekanat danych pracowniczych, bo te dane należą do różnych ról.

Niezależnie od ograniczeń systemowych, upoważniony administrator systemu ma możliwość dostępu do danych osobowych użytkownika oraz ich edycji.

W związku z tym, przetwarzanie danych w Profilu użytkownika wymaga szczególnej staranności i zachowania wszelkich środków bezpieczeństwa, ostrożności i poszanowania danych oraz zachowania ich poufności.

Dane użytkownika są zorganizowane w kilku grupach, odpowiednio do ich przeznaczenia w systemie informatycznym.

Dane logowania

Dane dostępowe umożliwiają autoryzację użytkownikowi w systemie. Są to przede wszystkim:

·       Login

·       Hasło

·       Adres e-mail.

Adres skrzynki pocztowej umożliwia komunikację systemu z użytkownikiem, na przykład w celu zmiany hasła dostępowego lub powiadomienia o zdarzeniu. Z tego względu wadliwy adres e-mail uniemożliwia prawidłowe funkcjonowanie użytkownika w systemie.

Login i hasło może zawierać większość znaków, liter, cyfr, znaków specjalnych. System rozróżnia polskie znaki i wielkość liter, dlatego należy starannie wpisywać loginy i hasła.

Nie zaleca się ręcznej zmiany hasła użytkownika na prośbę studenta, chociaż taka funkcjonalność istnieje (należy wpisać nowe hasło, wpisać je w identyczny sposób w oknie „powtórz hasło” i wybrać przycisk ZMIEŃ) ze względu na poznanie tego hasła przez pracownika dziekanatu oraz z powodu niebezpieczeństwa jego odkrycia przez niepowołane osoby podczas przekazywania hasła studentowi. Lepszym rozwiązaniem jest wygenerowanie kodu do samodzielnego resetowania hasła przez użytkownika. Czasem może to wymagać naprawy lub zmiany adresu e-mail użytkownika.

Profil użytkownika

Profil użytkownika zawiera szczegółowe dane osobowe oraz ustawienia uprawnień systemowych.

Uprawnienia mogą być zmieniane tylko przez administratora systemu, natomiast dane osobowe są wprowadzane i modyfikowane przez administratora danego grona.

Profil można modyfikować poprzez aktualizację – zamieniamy daną nieaktualną na aktualną. Natomiast w przypadku, gdy zmiana powinna być widoczna, stosujemy funkcję tworzenia nowego profilu.

Utworzenie nowego profilu sprawia, że obie dane są w systemie właściwe. Przykładem może być nazwisko panieńskie. Dla systemu do dnia utworzenia nowego profilu osoba nosi nazwisko X a po utworzeniu nowego profilu nazwisko Y.

Sprawia to, że na przykład na protokole zaliczeniowym z dnia wczerajszego widnieje nazwisko X a jeśli podobny protokół zostanie utworzony jutro, będzie tam widniało nazwisko Y.

Histora profili widoczna jest w panelu użytkownika – można poprzez naciśnięcie ikony „oka” obejrzeć treść poprzednich profili (jeśli są).

Historia zmian

Niezależnie od funkcji tworzenia nowych profili, wszystkie istotne zmiany w profilu użytkownika są odnotowywane. Zmiana pokazuje stan przed zmianą i po zmianie, datę działania oraz osobę, która jej dokonała.

Zapis tej zmiany jest widoczny dla użytkownika.  Poniżej przykład.

Zmiany należy wprowadzać rozważnie, właściwie je uzasadniając.

Dobrym rozwiązaniem może być wykorzystanie wniosku, prośby osoby, o zmianę, jak na przykład w poniższym przypadku:

Istnieje też drugi sposób – odwołanie się do Podania osoby, jeśli takie podanie zostało złożone i rozpatrzone odpowiednio. Podania danej osoby są widoczne na liście, jaki widać poniżej:

Wybór właściwego podania powoduje taki efekt jak poniżej – system odnotowuje zmianę na podstawie danego podania.

Obecnie nie wdrożyliśmy jeszcze numeracji podań, aby poza tytułem była jednoznaczna identyfikacja dokumentu. Z tego powodu nie upowszechniamy jeszcze mechanizmy składania podań przez e.Mazovia.

Zgody i oświadczenia

Panel użytkownika zawiera także historię udzielonych zgód i oświadczeń. Obecnie nie ma jeszcze funkcji odwoływania tych zgód. Taka funkcja powstanie w dalszej przyszłości.