Rozkład zajęć

Wprowadzenie

Rozkład zajęć jest przede wszystkim zbiorem informacji o nałożeniu na uczestników procesu dydaktycznego obowiązków edukacyjnych w danym semestrze i ich realizacji w danym miejscu i czasie.

Obowiązki edukacyjne wynikają z planu studiów i dotyczą studentów i wykładowców. System pozwala na zaplanowanie wszystkich zajęć (z wyjątkiem praktyk) i zaprezentowanie ich w sposób zindywidualizowany.

Stanowi też bazę do rozliczenia wykładowcy i studenta z wykonania zadań.

Realizacja kształcenia na studiach prowadzona jest etapowo, to znaczy, zadania dydaktyczne dla studentów i nauczycieli akademickich są szczegółowo planowane, realizowane i rozliczane Etapami.

W systemie e.Mazovia nazwa etapu może być modyfikowana. Obecnie stosowana jest jedna nazwa – Semestr. Jest to etap półroczny, tradycyjny dla kształcenia na poziomie wyższym.

Program studiów jest podzielony na etapy (semestry). Etap zawiera zestaw zadań edukacyjnych.

Natomiast w realizacji, dany zestaw zdań jest przydzielany do wykonania w konkretnym terminie przez wybranych nauczycieli i studiujących ten program studentów.

Termin realizacji etapu jest nazywany cyklem.

Podstawowe pojęcia

Program – systemowo programy są scharakteryzowane jako Programy studiów i Programy inne (kursy, szkolenia, które nie są studiami o ustalonej strukturze).

Program określa zbiór zadań dydaktycznych, w tym zawierający plan studiów z wykazem przedmiotów i wymiarem kształcenia oraz form realizacji podzielony na etapy (semestry), sylabusy i inne dane (obecnie nie są te funkcje udostępnione użytkownikom).

Etap – podział programu na części podlegające przejściowym rozliczeniom efektów kształcenia.

Cykl – termin realizacji etapu – ze względu na podział programów na semestralne etapy, jest równy semestrowi. Ze względu na zwyczajowe nazwy semestrów cykle oznaczamy symbolem odpowiadającym dacie jego rozpoczęcia – dwie ostatnie cyfry roku i skrót nazwy semestru, Z jako zimowy i L jako letni.

Przykładowo, cykl 21Z to okres realizacji zadań dydaktycznych w semestrze zimowym 2021 roku (tradycyjny opis to semestr 2021/2022 zimowy).

Program w cyklu – w danym cyklu realizowane są określone etapy określonych programów.

Studenci w cyklu – studenci studiujący w danym cyklu (semestrze) dany program.

Procedura tworzenia rozkładu zajęć

Utworzenie cyklu dydaktycznego

Aby rozpocząć realizację procesu dydaktycznego, należy utworzyć właściwy cykl dydaktyczny. Cykl to okres w jakim realizowane są zadania dydaktyczne. Z zasady jest równoważny etapowi realizacji programu – w przypadku studiów jest to semestr. Cykl może mieć status archiwalny, bieżący i przyszły (w przygotowaniu).

Cykle oznaczamy symbolem odpowiadającym dacie jego rozpoczęcia – dwie ostatnie cyfry roku i skrót nazwy semestru, Z jako zimowy i L jako letni. Nazwa jest wykorzystywana do tworzenia kodu programu – zobacz automatycznie tworzony kod programu studiów .

Parametry cyklu

Cykl dydaktyczny ma dwa parametry: Lista dni wolnych oraz Harmonogram zajęć. Bez podania danych tych parametrów system nie wyświetli dni zajęć w rozkładzie. Z tego względu należy te dane uzupełnić wraz z utworzeniem cyklu.

Wykonuje się to za pomocą funkcji dostępnych poprzez ikony przy wykazie utworzonych cykli dydaktycznych (Realizacja>Cykle dydaktyczne).

Harmonogram zajęć

Harmonogram zajęć jest tworzony dla każdego Wydziału odrębnie. W funkcji Harmonogram zajęć należy wybrać z listy właściwy wydział. Wyświetlą się ustalone dni zajęć w harmonogramie, o ile zostały wcześniej wprowadzone. Dni zajęć można dodawać poprzez wybór z graficznego kalendarza lub wpisać ręcznie w okno edycji, rozdzielając je przecinkiem i spacją. Można dodać jednocześnie wiele dat.

Dni zajęć w harmonogramie można usunąć, jeżeli w tym dniu nie utworzono zajęć. W innym przypadku usunięcie daty będzie możliwe dopiero po usunięciu utworzonych w rozkładzie zajęć.

Harmonogram dni wolnych

Harmonogram dni wolnych tworzy się podobnie do harmonogramu zajęć, przy czym istnieje możliwość dodania nazwy dnia wolnego (np. nazwa święta). Istnieje też możliwość utworzenia wielodniowego okresu, na przykład wakacji -  w tym przypadku należy podać datę rozpoczęcia, zakończenia oraz nazwy okresu i wybrać przycisk Dodaj.

Dni wolne są wspólne dla wszystkich wydziałów.

Program w cyklu

Utworzenie programu w cyklu to drugi krok przy tworzeniu rozkładu zajęć. Polega to na przypisaniu programu oraz jego etapu do realizacji w danym cyklu.

Utworzenie programu (studiów) nie powoduje automatycznie, że jest on skierowany do realizacji. Skierowanie do realizacji programu odbywa się etapowo (dany etap jest realizowany w odpowiednim okresie). Program w cyklu należy rozumieć jako podjęcie realizacji zadań dydaktycznych danego etapu w konkretnym semestrze

Dany program może być realizowany w danym cyklu na wielu etapach, ale z zasady program studiów jest wprowadzony do realizacji dla danego naboru i jego etapu są realizowane po kolei. Czynność wykonujemy w systemie funkcją Realizacja>Programy w cyklu, gdzie dodajemy istniejący w systemie program do danego cyklu, określając etap jego realizacji.

Istnieje możliwość usunięcia programu w cyklu, o ile nie przypisano w nim żadnego zadania dydaktycznego. Jeśli przypisano, usunięcie programu w cyklu będzie możliwe dopiero po usunięciu wszystkich danych o przypisanych zadaniach.

Usunięcie programu w cyklu nie usuwa samego programu.

Edycja zadań dydaktycznych

Zadania dydaktyczne

W programie skierowanych do realizacji w danym cyklu możemy przydzielać zadania dydaktyczne. Funkcja jest dostępna poprzez ikonę na liście programów w cyklu.

Po jej wybraniu wyświetlają się wszystkie przedmioty w programie, przewidziane do realizacji w danym etapie (semestrze).

UWAGA: Zmiany wprowadzone w programie studiów po skierowaniu go do realizacji nie są automatycznie aktualizowane w programie w cyklu. Wprowadzanie zmian w programie po skierowaniu go do realizacji jest możliwe z pewnymi ograniczeniami. Do wprowadzania takich zmian służy Odśwież dane, ale jej wykonanie zależy od wielu czynników i nie zawsze będzie skuteczne. Dlatego należy unikać zmian w programach studiów po skierowaniu ich do realizacji w cyklu.

Lista przedmiotów i form ma szczegółowy opis programu (nad tabelą przedmiotów). Po naciśnięciu znaku + rozwija się wykaz form zajęć danego przedmiotu.

Należy zwrócić uwagę na to, że przedmioty w Grupie mają oznaczenie specjalną ikoną (przypomina paczkę, trzy warstwy np. dokumentów) oraz nazwą grupy. O ile w planie studiów pokazuje się grupa przedmiotów, to w przedmiotach w cyklu (w realizacji) wyświetlają się wszystkie przedmioty w grupie odrębnie. Widać to na powyższej grafice, gdzie grupa język obcy składa się z przedmiotu Język angielski oraz Język rosyjski. Matematyka nie jest przedmiotem w Grupie i nie ma oznaczonej ikony ani nazwy grupy.

Po rozwinięciu danych szczegółowych o przedmiocie wyświetlają się wszystkie przewidziane w planie studiów formy zajęć.

Wykładowcy form zajęć

W pierwszym rzędzie należy do każdej formy zajęć przypisać wykładowcę. Wykonuje się to poprzez funkcję dostępną pod ikoną osoby z znakiem +. Po naciśnięciu rozwija się okno dialogowe pozwalające na wybór wykładowcy poprzez wyszukiwanie z listy.

Uwaga: Aby wykładowca znalazł się na liście, musi być aktywnym użytkownikiem systemu z nadaną rolą Wykładowca oraz dodatkowo, musi być dodany do listy wykładowców. Nie ma możliwości dodania do listy wykładowców osoby bez uprawnienia systemowego „wykładowca”, ale samo uprawnienie nie powoduje, że osoba znajdzie się na liście wykładowców.

Po wybraniu wykładowcy, jego tytuł i nazwisko pojawia się w tabeli przedmiotu przy danej formie. Zadanie realizacji danej formy można przypisać wielu wykładowcom. Wynika to z faktu, że formę może prowadzić więcej niż jedna osoba, w szczególności w przypadku zastępstwa (choroba, zwolnienie) lub specjalnego podziału zadań dydaktycznych.

Grupy studentów

Forma zajęć jest kierowana do określonych grup studentów. Na tym etapie planowania konieczne jest wskazanie takich grup. Daną formę może realizować wiele grup studenckich, prowadzonych przez wielu wykładowców.

Szczegółowe zestawienie danych o formie zajęć pozwala na utworzenie nowej grupy studentów lub na wybór grupy istniejącej.

Ze względu na skomplikowany proces zarządzania grupami, zaleca się staranne przemyślenie struktury i nazewnictwa grup studenckich

UWAGA: grupa nie musi zawierać studentów – można studentów dodawać do grup w dowolnym momencie.

Studenci w cyklu

Aby student uczestniczył w grupie, musi być wpisany na dany cykl. W innym przypadku nie będzie możliwe dodanie studenta do grupy (grupa zajęciowa jest tworzona na dany cykl, w innym cyklu nie ma zastosowania) jak również student nie będzie widział danych systemowych dotyczących cyklu – rozkładu zajęć, protokołów ocen, itd.

Wykładowca w grupie

Po utworzeniu grupy zobowiązanej do realizacji formy zajęć należy przypisać wykładowcę do tej grupy. Jak wskazano wcześniej, formę zajęć danego przedmiotu może realizować wiele grup a każda z nich może być prowadzona przez innego wykładowcę.

Realizuje się to poprzez funkcję dostępną pod ikoną Wykładowca w grupie+. Wybór wykładowców jest możliwy tylko z listy wykładowców przypisanych do formy.

Przy nazwisku wykładowcy w grupie dostępna jest ikona edycji danych. Możliwe jest ustawienie statusu wykładowcy oraz okresu, w którym status obowiązuje.

UWAGA: aby wykładowca był widoczny w rozkładzie zajęć, musi mieć status aktywny.

Rozkłady zajęć

Informacja ogólna

Funkcja Rozkłady zajęć w menu Realizacja wyświetla listę wszystkich dostępnych rozkładów zajęć. Na liście rozkładów wyświetla się automatycznie każdy program w cyklu (skierowany do realizacji).

Istnieje możliwość filtrowania listy według cykli, programów, itd.

Rozkład na liście ma dostępne ikony funkcji:

1.     Publikacji - rozkład oznaczony jako publikowany (zielona ikona) jest widoczny dla użytkowników (studentów i wykładowców).

2.     Rozkładu - ikony kalendarza, co pozwala na edycję rozkładu zajęć.

Po wyborze danych zajęcia, np.: godziny, system rozpoczyna sprawdzanie kolizji i wyświetla na dole okna dialogowego komunikaty. Sprawdzenie dokonywane jest po wyborze każdej kolejnej danej zajęcia. Należy stosować się do wyświetlanych komunikatów.

Edycja rozkładu zajęć

Po kliknięciu ikony Rozkładu zajęć wyświetla się złożony formularz. Po lewej stronie ekranu widoczne są przedmioty i formy zajęć, po prawej znajduje się lista dni zajęć (z Harmonogramu zajęć na wydziale).

Wszystkie czynności edycyjne polegają na wyborze i wskazaniu daty i godziny dla zbioru informacji o zajęciu:

1.     Przedmiotu zajęcia

2.     Formy zajęcia

3.     Wykładowcy prowadzącego zajęcie

4.     Miejsca realizacji zajęcia

5.     Grupy uczestniczącej w zajęciu.

Wskazanie daty jest możliwe na dwa sposoby – poprzez funkcję Dodaj wiele lub funkcję Dodaj do wybranego dnia zajęć. Pokazuje to poniższy zrzut ekranu.

Funkcja seryjnego dodawania zajęć tworzy blok zajęć, który system pamięta i dzięki temu może być blokowo (seryjnie) usunięty. Jednak możliwe jest wprowadzanie do zajęć dodanych seryjnie zmian pojedynczych zajęć.

Dodawanie zajęcia

Godzina zajęć

Aby ustalić datę i godzinę zajęcia, należy użyć ikony +Dodaj przy wybranej dacie, dostępnej na liście rozkładu.

Po wybraniu tej funkcji otwiera się okno dialogowe, które na górze pokazuje informację, jakiego dnia dotyczy. Po jego lewej stronie pokazuje się lista godzin dydaktycznych (edycja jest możliwa w słowniku – lista obowiązuje całą uczelnię). Aby wybrać godzinę lub godziny zajęcia, należy zaznaczyć tę godzinę (godziny) przełącznikiem kwadratowym (box).

Przedmiot i dane o zajęciu

Jest możliwy wybór w pierwszej kolejności Przedmiotu, a później godziny zajęcia. Wybór przedmiotu aktywuje kolejne okna danych, pozwala na wybór formy zajęcia (dostępne są formy określone w programie w cyklu), to z kolei pozwala wybrać grupę zajęciową a następnie miejsce, gdzie zajęcia się odbędą.

Grupa jest dostępna tylko z listy grup przypisanych do formy zajęcia dla danego przedmiotu (w programie w cyklu).

Kolizje

Po wybraniu wszystkich danych zajęcia, system wyświetla powiązane informacje w danym dniu zajęć

Zajęcia wykładowcy w dniu zajęć

Zajęcia grupy w dniu zajęć.

Pozwala to na podjęcie decyzji o takim wyborze godziny zajęć, aby w tym czasie wykładowca i grupa były dostępne.

Miejsce zajęć

Na podstawie danych słownikowych system rozpoznaje liczbę miejsc w sali zajęciowej i komunikuje problem przepełnienia. Nie dotyczy to miejsc bez ograniczeń, na przykład, gdy miejscem zajęć jest aplikacja online (TEAMS).

Łączenie zajęć

Istnieje szczególny przypadek kolizji zajęć, gdy celowo planujemy połączyć zajęcia różnych grup w jedno zajęcie.

Jeżeli wykładowca ma zaplanowane zajęcia w tym samym czasie z danego przedmiot i formy, istnieje możliwość dołączenia na to zajęcie kolejnych grup. Nie ma tu znaczenia, z którego programu w cyklu grupa ma zaplanowane zajęcia. Istotne jest, że dodawanie do zajęć jest możliwe tylko w przypadku, gdy przedmiot, forma i wykładowca są identyczne w łączonych rozkładach.

Jeżeli dane zajęcia są zgodne, wyświetla się okno dialogowe pozwalające na wybór zajęcia, do którego dodajemy planowane zajęcie.

Masowe dodawanie zajęć

Dodawanie zajęć do rozkładu w sposób seryjny różni się od dodawania pojedynczego funkcją wielokrotnego wyboru daty zajęcia. Dodanie seryjne zajęć powoduje pojawienie się przy zajęciu w rozkładzie ikony serii, pozwalającej na usunięcie całej serii zajęć z planu.

Prezentacja rozkładu zajęć

Wprowadzony rozkład zajęć, jeżeli ma ustawioną opcję publikacji, jest widoczny dla dotyczących go użytkowników w serwisie e.mazovia, po zalogowaniu. Poniżej widoczny jest przykład widoku wykładowcy, który może wybrać semestr rozkładu a następnie datę (musi ją rozwinąć poprzez kliknięcie na liście harmonogramu zajęć). System wyświetla zajęcia wykładowcy w danym dniu, wraz z podstawowymi informacjami o zajęciu i o grupie (grupach).