Proč většině lidí e-maily žerou celý den a jak to zastavit

Jak vyřešit úložiště ve sklo

Co dělat s lepivými a tvrdými jíd

Třetí nástroj je klávesnicové ovládání. Naučte se pět zkratek, které používáte nejčastěji: odpovědět, přeposlat, archivovat, smazat, přesunout do složky. Myš vás zdržuje. Většina klientů má také vyhledávání pomocí klávesové zkratky. Pokud trávíte hledáním starých e-mailů více než pár vteřin, ztrácíte čas. Nastavte si, že každý e-mail, který si chcete nechat, má jasný předmět a štítek. Bez toho se v archivech nevyznáte.

Sedět se musí zkoušet v botách a v oblečení, ve kterém doma opravdu js

Během nácviku nemluvte na dítě pořád. Většina rodičů komentuje každý pohyb a dítě se soustředí na hlas, ne na kolo. Stačí krátká instrukce před startem: „Drž řídítka, šlapej, brzdi." Když dítě jede, běžte tiše vedle. Když se rozjede samo, nepouštějte ho hned – nejdřív se domluvte, že se pustíte na tři. Dítě tak ví, co přijde, a nespadne z překvapení. Po prvním úspěšném metru nechte kolo odpočívat. Radost z jízdy vydrží déle než únava.

Utěsněte, ale nezahlťte – větrání je stejně důležité jako tep

Čtvrtý nástroj je plánovač odesílání. Mnoho lidí píše e-maily večer nebo brzy ráno, ale nechce, aby příjemce viděl čas odeslání. Naplánujte odeslání na pracovní dobu. Zároveň tím zabráníte tomu, aby vám někdo odpověděl okamžitě a rozpoutal další kolo. Pátý nástroj je společný týmový kalendář a sdílené poznámky. Místo dlouhých e-mailových vláken o tom, kdo co udělá, použijte jeden sdílený dokument nebo úkol. E-mail není nástroj pro plánování schůzek – na to máte kalendář.

Většina lidí otevírá e-mailového klienta hned po příchodu do práce a nechává ho otevřený celý den. Každé pípnutí, každá nová zpráva v rohu obrazovky znamená přepnutí pozornosti. Návrat k původní činnosti pak trvá i několik minut. Pokud jste schopni odpovědět na dvacet e-mailů denně, ale pokaždé u toho ztratíte pět minut soustředění, je to hodina a půl jen na přepínání. Tady je pět nástrojů, které s tím pohnou.

Jak nastavit filtry a šablony, aby se e-maily třídily samy Základem je přestat e-maily třídit ručně. Většina klientů umí pravidla, která zprávu automaticky přesunou do složky, označí hvězdičkou nebo rovnou archivují. Nastavte filtr na všechny newslettery a oznámení z aplikací – patří do složky, kterou otevřete jednou denně. Dále vytvořte šablony pro odpovědi, které posíláte pořád dokola: potvrzení přijetí, žádost o doplnění údajů, odmítnutí schůzky. Ušetříte psaní i přemýšlení. Typická chyba: příliš mnoho složek. Čím méně jich je, tím rychleji se rozhodujete.

Druhým nástrojem je odložené doručení. Místo abyste řešili e-mail hned, přesuňte ho do složky „později" a naplánujte si na něj konkrétní čas. Většina klientů dnes umí funkci „snooze" – zpráva zmizí a vrátí se, až budete mít prostor. Tím přestanete být otrokem příchozí pošty. Pozor na opačný extrém: odkládat všechno donekonečna. Pokud zprávu odložíte více než dvakrát, je lepší na ni odpovědět krátce hned, i když to není dokonalé.

Největší chybou ale není špatný nástroj. Je to otevřený e-mailový klient celý den. Pokud ho zavřete a podíváte se do něj třikrát denně v pevně daných časech, zkrátíte čas strávený nad poštou klidně o polovinu. Zkuste to jeden týden a uvidíte, že většina zpráv není tak urgentní, jak vypadá.