Odzyskiwanie dostępu użytkownika do systemu

Wstęp

Użytkownik w systemie e.Mazovia jest identyfikowany przez PESEL lub PARSEL. Jeżeli użytkownik istnieje w systemie, nie można utworzyć drugiego użytkownika o tych samych danych. Wyjaśnienie >>>

Jeżeli użytkownik nie zna loginu i hasła, może samodzielnie odzyskać dostęp, poprzez podanie adresu e-mail przypisanego do swojego konta.

W przypadku, gdy użytkownik:

1.     nie zna adresu-email

2.     nie ma dostępu do skrzynki pocztowej

3.     nie istnieje adres email w danych użytkownika

4.     Istniejący adres jest błędny,

nie ma możliwości odzyskania samodzielnego hasła.

Przyczyny błędów adresu e-mail

Użytkownicy importowani z systemu APR, szczególnie absolwenci i studenci skreśleni z wcześniejszych roczników uczelni, mają nieaktualne adresy e-mail lub ich w ogóle nie mają. Wcześniej nie istniał obowiązek posiadania skrzynki pocztowej.

Studenci mieli tworzone skrzynki pocztowe w systemie uczelnianym, a później w o365, jednak wieli z nich nigdy nie korzystało z tej poczty.

Część użytkowników miała konta tworzone ręcznie przez pracownika administracyjnego i zdarzały się błędy w adresach e-mail. Błędy były naprawiane na bieżąco, ale nie można wykluczyć ich w pełni.

Metody działania

W wyjątkowych przypadkach jest możliwe ustanowienie przez administratora systemu loginu i hasła i przekazanie go w sposób bezpieczny użytkownikowi.

Jednak właściwą metodą odzyskania dostępu do systemu jest samodzielne zresetowanie hasła przez użytkownika. Zapobiega to dwóm problemem:

1.     Przejęcia hasła i odpowiedzialności za jego przesyłanie - Hasło zna tylko użytkownik

2.     Weryfikacji adresu e-mail - jeżeli jest błędny, procedura się nie powiedzie, jeżeli jest właściwy, system go potwierdzi.

Zastosowanie tej procedury wymaga wpisania do systemu właściwego adresu e-mail. Wtedy użytkownik może sam zresetować hasło.

Wniosek o zmianę

Podstawa do zmiany jest wniosek użytkownika o odzyskanie dostępu. Wniosek może być pisemny lub ustny. Decyduje o tym pracownik administracyjny, ponieważ to ponosi odpowiedzialność za udzielenie dostępu do systemu.

Podstawa zmiany musi być odnotowana w profilu użytkownika w sposób niepowodujący wątpliwości - zapis pozostaje widoczny dla użytkownika.

Weryfikacja wniosku

Obowiązkiem pracownika administracyjnego jest zweryfikowanie poprawności wniosku oraz tożsamości osoby składającej wniosek. Za wystarczające uznaje się przekazanie przez użytkownika co najmniej poprawnych 4 danych, w tym:

Statusu użytkownika (absolwent, student, skreślony)

Imię, imiona

Nazwisko

Oraz jedno z danych:

1.     PESEL

2.     Data urodzenia

3.     Numer albumu

4.     Numer telefonu (jeśli istnieje w systemie)

Jedynie PESEL daje 100% gwarancji tożsamości, rozmowa telefoniczna z kandydatem także może potwierdzić prawidłowość danych poprzez podanie szczegółów o danych osobowych i historii użytkownika.

Zmiana danych

Pracownik administracyjny zmienia adres e-mail w profilu użytkownika na wnioskowany a następnie wysyła poprzez system komunikat z instrukcją postępowania.

Należy telefonicznie potwierdzić, czy operacja zakończyła się powodzeniem. Ma to na celu pomoc użytkownikowi oraz budowanie relacji z uczelnią.

Treść wysyłanego komunikatu.