Dlaczego wiki jest OK

Dzielenie się wiedzą między działami jest siłą napędową każdej odnoszącej sukcesy firmy. W końcu, jak zespoły mogą skutecznie współpracować bez łatwego sposobu wymiany informacji? Oprogramowanie wiki oferuje prosty sposób na tworzenie, organizowanie i udostępnianie wiedzy w całej firmie. Ale jakie jest najlepsze oprogramowanie wiki? To właśnie omówimy w tym przewodniku.

Co to jest oprogramowanie wiki?

Wiki to scentralizowana, oparta na sieci platforma, która pozwala pracownikom łatwo uzyskiwać dostęp do informacji i je dokumentować. Krótko mówiąc, jest to jedno źródło prawdy dla zaufanych informacji. Idealnie, twoje wiki będzie integrować się z istniejącymi przepływami pracy za pomocą rozszerzeń przeglądarki, pozwalając pracownikom na wywoływanie treści bez przełączania kart. Oto kilka przykładów treści, które możesz znaleźć w wewnętrznej wiki firmy:

• Nowe funkcje produktów lub aktualizacje procesów
• Polityki HR dotyczące urlopów
• Szablony zarządzania projektami
• Lokalne miejsca na lunch zespołowy

Wiki skierowane na zewnątrz działają nieco inaczej niż te skierowane do wewnątrz. Zwykle zawierają podręczniki produktów dla użytkowników końcowych. Chociaż nadal pełnią rolę autorytatywnego centrum informacji, publiczne wiki zawierają treści dostosowane specjalnie dla klientów, partnerów i innych zewnętrznych interesariuszy.

Dlaczego warto używać oprogramowania wiki?

Scentralizowanie informacji firmowych

Przeszukiwanie niezliczonych źródeł w celu znalezienia jednej informacji to znane marnowanie czasu dla większości z nas. Według McKinsey, pracownicy tracą godziny każdego tygodnia na zbieranie i wyszukiwanie informacji. To czas, który można by lepiej wykorzystać na współpracę z kolegami i kreatywne rozwiązywanie problemów. Oprogramowanie wiki centralizuje wszystkie informacje firmowe w jedno źródło prawdy, dzięki czemu każdy wie dokładnie, gdzie szukać wiarygodnych i istotnych informacji.

Zakończenie przeciążenia informacyjnego

Małe kawałki wiedzy to klucz do skutecznego komunikowania ważnych informacji w całej organizacji. Zbyt wiele długich treści obciąża pracowników, zmuszając ich do czytania i zapamiętywania więcej, niż są w stanie realistycznie przyswoić. Gdy pracownicy otrzymują małe kawałki informacji i mogą do nich wracać, kiedy tylko potrzebują, przeciążenie informacyjne staje się przeszłością.

Dostarczanie wszystkim informacji potrzebnych do doskonałego wykonywania pracy

Każdy chce czuć, że ma dostęp do informacji potrzebnych do dobrze wykonywanej pracy. Brak zasobów potrzebnych do poczucia wsparcia w swojej roli jest jednym z głównych katalizatorów wypalenia zawodowego, które jest w wzroście. Oprogramowanie wiki zapewnia wszystkim dostęp do informacji, kiedy tylko ich potrzebują. Nie muszą prosić ekspertów o odpowiedzi na swoje pytania, zamiast tego mogą znaleźć całą potrzebną wiedzę na wyciągnięcie ręki.

Dostarczanie jednego źródła prawdy, z którego zespół faktycznie korzysta

Bez wiki jako jednego źródła prawdy ryzykujesz używanie zduplikowanych i niewiarygodnych informacji do podejmowania decyzji i procesów. Wysyłaj wszystkich w jedno miejsce po informacje i upewnij się, że te informacje są aktualne. To proste rozwiązanie, które utrzymuje wszystkich na tej samej stronie.

Umożliwienie bezwysiłkowej współpracy

Dobra komunikacja wewnętrzna prowadzi do płynnej współpracy, co z kolei prowadzi do sprawnych i udanych operacji firmy. Oprogramowanie wiki pozwala każdemu w firmie tworzyć i edytować informacje, przekształcając wiki w bazę domową dla bezwysiłkowej współpracy. Każdy ekspert w danej dziedzinie wnosi swoją wiedzę do jednego źródła informacji, które jest dostępne dla wszystkich. Żegnajcie, silosy informacyjne!

Bezproblemowe utrzymywanie aktualności informacji firmowych

Najlepsze oprogramowanie wiki ma wbudowany system weryfikacji treści. Pozwala to twórcy informacji ustawić timer, kiedy muszą przejrzeć i ponownie zweryfikować te informacje. To zapewnia, że informacje firmowe pozostają aktualne i istotne, zapobiegając przypadkowemu odwoływaniu się do niewiarygodnej wiedzy.

Zapewnienie, że zweryfikowane przez ekspertów informacje o produkcie są w rękach wszystkich w dziale wsparcia, sprzedaży i marketingu

Gdy wprowadzane są aktualizacje produktów, wszyscy muszą być na bieżąco. Dotyczy to wsparcia technicznego, sprzedaży, marketingu, specjalistów ds. produktów i innych. Według PwC, 17% konsumentów odejdzie od marki po tylko jednym złym doświadczeniu. Dlatego ważne jest, aby zespoły miały dostęp do zaufanych informacji w swoich interakcjach z klientami. Pozwól ekspertom dokumentować i weryfikować swoje informacje, aby wszyscy inni wiedzieli, że wiedza, którą czytają, jest dokładna i wiarygodna.

Wzmocnienie agentów wsparcia, aby dostarczali światowej klasy obsługę klienta

Łatwy dostęp do informacji przynosi korzyści agentom wsparcia na dwa sposoby. Po pierwsze, pozwala im być na bieżąco, dostarczając klientom najbardziej istotne dla nich informacje. Po drugie, zapewnia szybki dostęp do wiedzy, dzięki czemu agenci wsparcia mogą odpowiadać na pytania w czasie rzeczywistym, eliminując opóźnienia między pytaniem klienta a odpowiedzią wsparcia.

Jakie składniki ma najlepsze oprogramowanie wiki?

Nie wszystkie wiki są takie same. Istnieje kilka kluczowych cech, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze najlepszego wiki dla swojego zespołu.

Łatwość użycia

Dodanie nowego narzędzia do jakiegokolwiek przepływu pracy jest obawiane przez większość pracowników – to po prostu kolejna rzecz do nauki oprócz codziennych zadań. Oprogramowanie wiki powinno rozwiązywać problemy, a nie tworzyć dodatkowe bóle głowy. Powinno mieć intuicyjny design i hierarchię treści, która promuje łatwe tworzenie treści.

Możliwość wyszukiwania

Nikt nie ma czasu na wymyślanie precyzyjnych słów kluczowych, aby znaleźć odpowiednie informacje. Wiki musi mieć inteligentną funkcję wyszukiwania, która pozwala na dostarczanie wyników związanych z twoim wyszukiwaniem i nie polega na dokładnych słowach kluczowych. Dobre oprogramowanie wiki nie będzie wymagało wielokrotnych wyszukiwań, aby znaleźć odpowiedzi.

Baza wiedzy

Doskonałe oprogramowanie wiki działa jako baza wiedzy dla wszystkich ważnych informacji. Może być skierowane do wewnątrz lub na zewnątrz, przekazując informacje do tej publiczności. Powinno działać jako wiarygodne źródło wiedzy, które czytelnicy mogą regularnie używać i być pierwszym miejscem, które przychodzi na myśl, gdy szukają odpowiedzi.

Integracje

Twoje oprogramowanie wiki powinno integrować się z istniejącym przepływem pracy za pomocą rozszerzeń przeglądarki. To eliminuje potrzebę nawigacji poza przepływem pracy w celu wyszukiwania informacji, zamiast tego przynosi te informacje do twojego przepływu pracy. Powinno pozwalać na znalezienie potrzebnych informacji bez opuszczania aplikacji, w której pracujesz.

Funkcje nauki

Powinno być w stanie dostosować się do swojego użytkownika. Na podstawie twojej roli lub informacji, które wcześniej przeglądałeś, wiki powinno sugerować treści, które są istotne dla twojej roli. Dla dalszego wsparcia, oprogramowanie wiki powinno również mieć centrum pomocy lub serię przewodników, gdzie dokumentacja jest łatwo dostępna.

Dostosowanie

Zazwyczaj nie ma jednego modelu pasującego do wszystkich dla oprogramowania wiki. Niezależnie od tego, czy przechowujesz wiedzę wewnętrzną, czy budujesz zewnętrzną bazę wiedzy, musisz być w stanie dostosować informacje w sposób, który dobrze działa dla twojej firmy. Zacznij od dostarczonego szablonu, ale skorzystaj z elastyczności, którą powinno oferować wiki.

Analiza

Najlepsze wiki mają wbudowaną analizę, gdzie możesz zobaczyć, które treści cieszą się największym zainteresowaniem lub co jest regularnie wyszukiwane. To może pomóc w zidentyfikowaniu luk w wiedzy firmy, a także zobaczyć, które informacje okazały się najbardziej przydatne dla pracowników.